تحول إداري لدعم التوسع

أعلنت OpenAI عن قصة نجاح جديدة لنادي The Den Family Social، وهو نادٍ اجتماعي يقع في دنفر يجمع بين الضيافة والمجتمع والعمل واللعب. تأسس النادي على يد المؤسِّسة تشاندلر لايب، التي أرادت توفير مساحة راقية ومُلهمة للآباء والأمهات حيث يمكنهم الشعور بأنفسهم مع ترحيب أطفالهم. مع بدء أعمال البناء والتجهيز لفتح الفرع الثاني، لجأت الإدارة إلى ChatGPT Work لمعالجة الزيادة الكبيرة في الأعباء الإدارية، مما مكن الفريق الصغير من توفير 10 إلى 15 ساعة أسبوعياً والتركيز على النمو وخدمة العائلات. ويمكن الرجوع إلى OpenAI News للاطلاع على التفاصيل الأصلية للمصدر.

من الفوضى إلى خطة عمل منظمة

لإطلاق الفرع الثاني، كان على فريق The Den تحويل المعرفة والسياق المكتسب من الفرع الأول إلى عمليات قابلة للتكرار. باستخدام إضافات Gmail وSlack وGoogle Drive، طلب الفريق من ChatGPT Work جمع وتحليل المعلومات من مختلف أقسام العمل واقتراح الخطوات التالية. أصبح التخطيط أكثر تنظيماً وسرعة، مع الحفاظ على مراجعة الفريق للمخرجات لضمان الدقة واتخاذ القرارات النهائية. على سبيل المثال، عندما توفرت فجأة جلسة استماع لترخيص المشروبات الكحولية، استخدم النادي الأداة لجمع المستندات وتحديد النواقص وتحويل الملفات إلى الصيغ المطلوبة بسرعة فائقة.

تسريع طلبات المنح والترخيص

شهدت عمليات تقديم طلبات المنح تحولاً جذرياً؛ فبدلاً من استهلاك ثلاثة أيام كاملة، أصبح إعداد الطلبات يستغرق ساعتين فقط. هذا التوفير الزمني يعني المزيد من الفرص لدعم نمو النادي. وبالمثل، انخفض الوقت اللازم لتجهيز مواد ترخيص المشروبات الكحولية من أربعة أيام إلى ثلاث ساعات. هذه الكفاءة التشغيلية تتيح للفريق الاستجابة السريعة للفرص الحساسة زمنياً دون إهمال الجودة أو الدقة في المستندات المقدمة للجهات المعنية.

اتخاذ قرارات أسرع وأدق

لا يقتصر استخدام ChatGPT على المهام الإدارية الروتينية، بل يمتد إلى التفكير الاستراتيجي. تقدر تشاندلر لايب أن هذا النهج يوفر عليها حوالي 7 ساعات أسبوعياً من المحادثات الاستكشافية، مما يتيح لها التركيز على اتخاذ القرارات الجوهرية. على سبيل المثال، عملت بروك، رئيسة البرامج والشراكات، على تطوير منهجية أكثر اتساقاً للشراكات من خلال مناقشة التحديات والحلول مع ChatGPT، مما أدى إلى اقتراح هيكل شراكات واضح لمراجعته من قبل فريق القيادة.

تحليل مالي وتخطيط تشغيلي

امتد استخدام الأداة إلى التحليل المالي والتخطيط التشغيلي. جمعت مايا، المديرة العامة، التقارير المالية من المحاسبين وبيانات المبيعات والمخزون من أنظمة نقاط البيع. ثم استخدمت ChatGPT لتنظيم هذه المعلومات في عرض سهل الهضم، مما سهل التنبؤ باحتياجات المخزون واتخاذ قرارات حول عمليات الشراء وأنظمة العمل عبر الفرعين. هذا التكامل بين البيانات المالية والتشغيلية يساعد في تحسين كفاءة الموارد وتقليل الهدر.

الاستفادة من وقت التنقل

مع توسع النادي، تقضي تشاندلر وقتاً كبيراً في التنقل بين المواقع والحضور في الاجتماعات. بدأت تستخدم ميزة ChatGPT Voice لتحويل وقت التنقل إلى وقت منتج؛ حيث تقوم بصياغة رسائل البريد الإلكتروني شفهياً ليكتبها ChatGPT، أو تلتقط المتابعات من الاجتماعات، أو تنظم الأفكار وهي ما زالت طازجة. يمكنها بعد ذلك مراجعة العمل وإرساله عندما تكون مستعدة، بدلاً من العودة إلى مكتبها بقائمة متزايدة من المهام العاجلة.

مستقبل تقني مخصص

يخطط The Den لاستكشاف أدوات Codex لبناء أنظمة مخصصة أكثر تعقيداً. تشمل هذه الخطط تطوير تطبيق للأعضاء لتسجيل الوصول وحجز الفصول، وتحسين الروابط بين أنظمة نقاط البيع، وإنشاء تنبيهات عبر Slack تربط الفريق عبر المواقع المختلفة. يعود كل هذا العمل إلى الهدف الأساسي الذي من أجله بدأت تشاندلر النادي: توفير مكان يشعر فيه الآباء بأنفسهم مع ترحيب أطفالهم بجانبهم.

المصادر

• OpenAI NewsThe Den frees up 10-15 hours a week to grow with ChatGPT Work